Las cinco cosas más importantes que los fotógrafos de eventos deben enseñar a sus clientes

Un CEO hablando en un evento (cartel de podio borroso para este artículo).

Si estás filmando una boda de lujo gestionada por un planificador de bodas profesional, o si estás filmando un evento corporativo y trabajando con su planificador de eventos, es probable que tengas todas tus bases cubiertas.  Son profesionales.  Conocen el procedimiento.  Este artículo no es sobre ese tipo de trabajos.

Sin embargo, tal vez usted trabaja con muchas organizaciones pequeñas, a menudo sin fines de lucro, como yo.  No tienen planificadores de eventos profesionales entre su personal.  El contrato es la parte fácil: lo que harás y entregarás por cuánto dinero. Son todas las pequeñas cosas que no están en el contrato las que te pueden hacer tropezar y marcar la diferencia entre un disparo suave y exitoso y uno realmente difícil. No saben lo que no saben.  Tú eres el fotógrafo.  Entregarás buenas fotos, ¿verdad? Eso es todo lo que piensan.

A lo largo de los años, me he encontrado repetidamente con cinco tipos de problemas que mis (y sus) clientes realmente necesitan considerar si quieren que su fotógrafo les entregue lo que quieren y necesitan (incluso si todavía no saben lo que es).  Muchas veces, ni siquiera ven por qué deberían preocuparse por estos detalles.  Tengo que educarles suavemente sobre lo que les conviene.  Muéstreles cuáles son los principales beneficios de pasar diez minutos estudiando un plan conmigo, y ayúdeles a imaginar lo que podrían perderse si no lo hacen.

¿Cuál es su visión?

Bueno, no puedes capturar las imágenes que ellos quieren a menos que sepas lo que quieren.  Vale la pena que todos se sienten juntos y se sumerjan profundamente en lo que sus clientes realmente quieren.  Oblíguelos a pensar en los resultados que los harán realmente felices.  Los fotógrafos de bodas y los fotógrafos de retratos de familia están acostumbrados a hacer esto.  Los fotógrafos de eventos son menos propensos a profundizar en los detalles.

Claro, quieres el agarre y la sonrisa, y quieres que el CEO hable.  Más allá de lo obvio, ¿qué es lo que quieren?  ¿Qué necesitarán?  ¿Qué encontrarán de valor más adelante?

Con demasiada frecuencia, la fotografía es un tema secundario en los eventos de negocios, como las galas de premios o las conferencias.  La organización patrocinadora sabe que debe fotografiar el evento, pero, más allá de una foto para (esperan) el periódico local, no tienen una visión de cómo quieren usar las fotos. Puedes hacer cientos de grandes fotos, pero si sólo se usa una, tienes que preguntarte a ti mismo por qué todo el esfuerzo.  En lugar de eso, ¡podrían hacer mucho más con las fotos!

Les preguntaré cómo se imaginan usar las fotos del evento.  Digan lo que digan, puedo hacer preguntas de seguimiento.  ¿Los usará en publicaciones impresas, como un volante informativo o un informe anual?  ¿En su sitio web?  ¿En tu correo electrónico regular a los partidarios?  En los mensajes de agradecimiento a los miembros de la junta directiva y a los financiadores?  ¿En los materiales para la cena de entrega de premios del año que viene?  ¿Con futuros financiadores?  ¿En discursos o presentaciones?  Con demasiada frecuencia, las fotos de los eventos se guardan en un archivo en el ordenador de alguien y no vuelven a ver la luz.  Sin embargo, pueden tener múltiples usos en todo tipo de comunicaciones desde y hacia la organización.

Si puedes conectar el evento con la misión y con el negocio en curso de la organización, puedes darles buenas fotos.  También puede ahorrarles algo de dinero entregándoles fotos que tienen una variedad de usos para que no tengan que comprar imágenes de stock más tarde para llenar un folleto o usarlas en su sitio web.

Una vez que conozca su visión del evento y las fotos, no sólo podrá crear mejores fotos, sino también evitar problemas.  Una vez, estaba hablando con un cliente sobre la imagen que su organización quería proyectar.  Dijo que todo se trataba de la inclusividad: trabajan con todas las razas y credos, géneros y orientaciones, lo que sea.  ¿Estaría representado en esta sesión (que sería en un centro juvenil que ellos dirigían)?  Um, no.  En su mayoría serían un puñado de chicos blancos de clase media porque eran fáciles de reclutar a corto plazo.  Hmm, problema.  El rodaje fue reprogramado con un grupo más diverso de niños y adultos.

La información adicional a menudo no cambia la forma en que filmo el evento pero, a veces, me da ideas para tomas adicionales, más allá de lo que normalmente se me ocurriría hacer.  Más de una vez, esos tiros extras han estado entre los favoritos de los clientes.

Una luz de lectura en el podio hace que la luz del altavoz sea realmente poco atractiva. Arreglar esto antes de que empiece el evento es mucho mejor que tratar de arreglarlo en la postproducción.

No empeore la mala iluminación.

La mayoría de los lugares interiores tienen una iluminación terrible.  Esto es especialmente cierto en el caso de los salones de baile de los hoteles y las salas de conferencias.  Es lo suficientemente desafiante como para que el fotógrafo se ocupe del color de las luces de arriba y (como en un caso reciente) de los reflejos de una pancarta verde brillante o del brillo pastel de la oradora principal a través de proyecciones de diapositivas detrás de ella.

Ustedes los clientes no deberían hacer nada para empeorar las cosas.

En una reciente cena de recaudación de fondos, el cliente quería fotos de los oradores, incluyendo un miembro del Congreso y funcionarios locales electos.  Hacían sus observaciones desde un podio y se me pidió que no usara flash.  Hasta ahora, todo bien.  Cuando apareció el primer orador, encendieron una luz brillante en el podio.  Aunque eso les ayudó a leer sus comentarios, también les iluminó mucho la cara con una especie de iluminación de película de terror (ver foto arriba).  No se pueden eliminar fácilmente esas sombras oscuras en el postprocesamiento!  Si ve una luz de atril en un podio, asegúrese de saber si alguien está planeando usarla y trate de encontrar una alternativa.

Aquí hay otro: Focaliza con los colores de la organización que vienen de diferentes puntos.  La mitad del altavoz estaba recibiendo luz púrpura y la otra mitad no.  No era tan obvio a simple vista, nuestro cerebro lo compensa.  Pero el sensor de la cámara no compensa y se ve en los archivos.

Esta mujer tenía el pelo blanco. Cuando el biombo detrás de ella era amarillo, también lo era su pelo. Cuando la pantalla era azul, también lo era su pelo.

Como mencioné anteriormente, en una recepción reciente, el orador invitado estaba en un pequeño elevador frente a una pantalla de retroproyección que mostraba una diapositiva que en su mayoría era roja, arrojando un resplandor rojo pálido en un lado de su ropa.  ¡No es atractivo!  Habría tomado mucho tiempo corregir el color en el post.  Cambiar a la siguiente diapositiva de la baraja (mayormente blanca) salvó el día.

Una variación de esto es cuando el cliente tiene una serie rotativa de diapositivas proyectadas en la pantalla, con cada diapositiva siendo predominantemente de un solo color, y cada una de ellas de un color diferente!  Revisar el juego de diapositivas por adelantado puede ayudar a asegurar que no estén rotando a través de una presentación, dando diferentes colores a cada toma. En las fotos de la derecha, puedes ver el color del cabello blanco de un orador mientras la pantalla detrás de ella va del azul al amarillo, del cabello azul al rubio.  ¡Imagínate si hubiera usado una chaqueta blanca!

Mucho de esto puede evitarse de antemano, si usted tiene una conversación detallada acerca de la iluminación y las proyecciones/plataforma de diapositivas con su cliente antes del evento.  Hice una sesión de fotos para un grupo de cabildeo a principios de este año donde el orador principal era un funcionario del gobierno.  Al hablar con el cliente, decidimos proyectar una diapositiva blanca con el nombre del orador, el título y la foto oficial.  Pude conseguir un par de fotos del orador con su foto en la pantalla detrás de ella, lo que le gustó lo suficiente como para que su oficina le pidiera copias.

El hombre de la derecha, un senador retirado de los EE.UU., presentó la legislación que estableció la organización anfitriona del evento. Saber quiénes eran todos los VIPs te permite conseguir gente clave, como él, interactuando con otros invitados importantes.

Ayúdame a encontrar a los VIPs

Siempre hay VIPs en los eventos, ya sean amigos especiales de los novios o familiares del CEO.  Probablemente pueda encontrar una foto de un miembro del Congreso que está aceptando un premio o del líder de la organización que es su cliente.  La mayoría de las veces, sin embargo, si alguien te entrega una lista de vacunas, no vas a saber quiénes son las otras personas importantes. Puedes hacer toda la tarea que quieras, seleccionando a través de sitios web, LinkedIn, las invitaciones al evento, y aún no sabes quiénes son todos los VIPs o cómo son.

Su cliente probablemente le dará una lista de vacunas, pero a menudo no están completas.  Asegúrese de que la lista de tomas no sea sólo cosas que suceden durante el evento (oradores, premios, presentaciones, brindis, momentos especiales tradicionales de la boda, etc.).  Verifique con el cliente que su lista de vacunas incluya a todas las personas que consideren importantes: financiadores, amigos especiales, familiares, funcionarios gubernamentales, miembros de la junta directiva, etc.

Le pido a un miembro del personal que trabaje conmigo durante el evento para asegurarse de que obtenga las fotos requeridas de los VIPs.  Un amigo de la novia o del novio podría desempeñar el mismo papel en una boda.  El empleado sabe quiénes son los VIPs y me guía hacia ellos o hacia mí.  Idealmente, estaré en un solo lugar por aproximadamente media hora durante la parte de recepción del evento y el personal llevará a todos los VIPs allí.  Presto, terminamos en 30 minutos o menos y podemos concentrarnos en obtener las tomas que cuentan la historia.

Tener a un miembro del personal ayudándole también puede ser un salvador del juego. En la foto de arriba, el senador tuvo ayuda para establecer la organización anfitriona del evento.  Él no estaba en el programa o en el tablero y no estaba en la lista de disparos, sin embargo, él era una persona muy importante para el cliente.  Menos mal que el empleado me lo señaló.

Ejecución de Show

La mayoría de las bodas y eventos siguen un formato bastante predecible, pero aún así es muy importante obtener una "racha" detallada.  Como fotógrafo, tienes que estar en los lugares correctos en los momentos correctos y el desarrollo del espectáculo es la forma en que puedes anticipar dónde y cuándo será la acción.  Usted no quiere estar al otro lado de un salón de baile cuando algo importante está sucediendo en el otro extremo!

Si no has visto ninguna, una serie de exposiciones es un esquema muy detallado y una línea de tiempo de todo lo que sucederá durante el evento, cuál es la configuración, quién es dónde y qué está haciendo.  Como un guión para el evento.  He estado en algunos eventos en los que el programa incluía todos los comentarios de los oradores.  La mayoría de los grandes eventos tienen una serie de documentos de exposición.  La gente de sonido e iluminación, los proveedores de música e incluso las empresas de catering confían en él.

He estado en eventos donde un miembro del Congreso recibió un premio.  Son gente muy apretada.  La típica serie de espectáculos puede tener al miembro allí durante cinco minutos o menos.  Tienes que saber cuándo llegarán, adónde irán y qué harán para que puedas estar listo para tomar la foto rápida con el Miembro y el CEO, la presentación del premio y los comentarios del Miembro. Parpadea y te lo perderás.

Para un evento pequeño, es posible que su cliente no se haya tomado el tiempo para crear una serie de espectáculos.  Deberían tener al menos un esquema detallado o una agenda para la noche.  Pasar unos minutos con el cliente y su agenda le permitirá completar la información que falta para hacer su trabajo de manera efectiva.

Un miembro del Congreso sólo estará en un evento por un corto período de tiempo. El recorrido del espectáculo le ayuda a estar listo para una rápida aparición de un VIP.

Ensayar o pasar por

Los grandes eventos tienen ensayos. Hacer que cada persona conozca su papel es inmensamente valioso.  Los eventos más pequeños a menudo no se ensayan, y eso puede crear todo tipo de problemas.

No puedo decirte cuántas veces he visto a gente mezclarse al subir a un escenario.  Hace poco vi un evento de entrega de premios en el que realmente sentí lástima por el fotógrafo.  Cada uno de los galardonados subió al escenario desde una dirección diferente, se detuvo en un lugar diferente y se enfrentó a una dirección diferente para recibir el premio y obtener el apretón de manos, el "apretón de manos y la sonrisa".  El pobre fotógrafo corría de un lado a otro frente al escenario.  Una de las premiadas recibió su premio directamente detrás y bloqueada por el podio.  Otro fue primero al podio y habló, luego dio la espalda al público (y al fotógrafo) para recibir el premio.  Un simple recorrido antes del evento podría haber evitado ese caos.  ¿Por dónde suben al escenario?  ¿De dónde sacan el premio y el apretón de manos? ¿Por dónde salen del escenario?  ¿Quién tiene el premio cuando habla el ganador?  Todo esto debe quedar claro para todos antes de que comience el evento.  Muchos planificadores de eventos usan cinta de electricista o pintor para poner una X en el piso donde la gente debe detenerse y pararse para tomar la foto y sonreír.  Te hará la vida mucho más fácil.

¿Hay varios ganadores de premios?  ¿Habrá una foto de grupo?  Esto debería ser explicado en el transcurso del espectáculo.  Sin embargo, vale la pena repasar rápidamente con los premiados.  De lo contrario, hay un montón de gente incierta en el escenario o, lo que es peor, una oportunidad perdida.  Ya sea en el escenario, en una sala verde o en un lugar apartado, tienes que asegurarte de que sepan dónde, cuándo y cómo quieres fotografiarlos, y eso es mucho más fácil de hacer en un ensayo que tratar de reunirlos durante el evento.

 

En una vida anterior, hice una buena cantidad de presentaciones en público y moderación de paneles.  Me baso en esa experiencia para hablar con los clientes y convencerlos de que se tomen en serio estos detalles de preparación.  Cuando era orador o moderador, quería saber cómo me presentaban, cómo entraba en el escenario y en qué momento, cuál era la configuración en el podio (no quiero llevar una cubierta de PowerPoint en un Mac y no tener el dongle adecuado para conectarse a su proyector), cuál era la configuración de la sala, quién era el público, etc.  Como anfitriones, seguramente quieren que sus invitados tengan la mejor experiencia posible, y que sus conferenciantes, así como sus invitados VIP, sean bien atendidos.  Pensar en todos los detalles hace que el evento sea mucho más fácil para los participantes .... y el fotógrafo.  Y toda esta atención a los detalles le proporciona la información que necesita para entregar un conjunto de fotos que exceden drásticamente las expectativas de sus clientes!