La guía definitiva para la fotografía de eventos corporativos

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Por qué debería estar trabajando en eventos corporativos

Personalmente, me encanta fotografiar eventos corporativos, ya que siempre son diferentes.

Hay mucho que aprender de las personas que hablan en eventos que otros han pagado miles para ver, es un concierto fácil y relajado y la paga es excelente si buscas a los clientes correctos. Esta publicación bastante larga es una guía completa y definitiva sobre cómo trabajar en un evento corporativo y obtener negocios repetidos.

Sección 1: antes de llegar allí.

Lo primero es lo primero, ha encontrado un cliente que quiere un fotógrafo; necesita obtener un resumen de ellos y decidir el precio que va a cobrar.

Dales un precio, no pidas un presupuesto.

Explique exactamente qué es lo que hace y cómo puede contribuir a su equipo. Un pequeño consejo de mi propia experiencia es que cuanto más cobras, más probable es que te contraten.

Este sonido es un poco ridículo pero, siempre que busque el tipo de cliente adecuado, el precio los tranquilizará (siempre que tenga una cartera sólida para respaldarlo). Los clientes corporativos con dinero para pagar un fotógrafo tienen el presupuesto para pagar uno adecuado.

Una vez que haya acordado un precio, obténgalo por escrito y acepte los términos que busca. Un contrato escrito que puede redactar usted mismo es perfectamente aceptable, solo asegúrese de que todos los puntos que desea incluir estén claramente explicados.

Aquí hay una lista de las cosas que me gusta incluir:

• Explica claramente tu tarifa diaria, los horarios desde los que trabajarás y lo que harás en ese horario.

He tenido oradores en eventos que me han pedido fotos de la cabeza cuando tengo 5 minutos libres. Establezca en su contrato que este tipo de cosas no están incluidas en el precio, pero que está feliz de tomar las fotos más tarde en el día con una tarifa adicional por foto. La gente respeta y entiende estas cosas siempre y cuando las expongas de antemano.

• Si está lejos de casa, asegúrese de estar alojado en el mismo hotel en el que todos los demás se hospedan para estar cerca de la ubicación. Tendrán una tarifa corporativa con personas encargadas de reservarlo por ti. No lo ponga en su propia tarjeta, pídales que lo paguen.

• Estando lejos de casa no podrás cocinar por ti mismo. Incluye una dieta para el almuerzo y la cena (asegúrate de que el hotel incluye el desayuno) y si sales a cenar con el resto del personal, asegúrate de cobrar solo la comida.

• Me gusta ser muy franco con el dinero y creo que los clientes lo respetan.

En el contrato pide un depósito del 50% como confirmación – si son serios, esto no debería ser un problema; si no quieren pagarte eso, no quieres trabajar para ellos. Si no ha recibido el depósito cuando llegó al evento, niéguese a tomar fotos hasta que lo haya recibido. Esto es un negocio después de todo.

• Después de eso, un término muy importante a incluir es que tienen que avisar con al menos 1 semana de anticipación si desean cancelar sus servicios.

Deberías tener el 50 % del dinero para este punto, que es tuyo si cancelan antes del evento. Si es dentro de una semana, no es realista que esperen que encuentres más trabajo y que tengan que pagarte el saldo.

Recurrí a eventos en el pasado en los que algo le había sucedido a su orador principal; solo me necesitaban para 1 día en lugar de los 3 que me habían reservado. Abordé esto de frente y les dije que todavía esperaría el pago completo, y lo aceptaron.

Una de las personas a las que le dije eso se me acercó después y me dijo que estaba impresionada. No hay nada peor que salir de la habitación y sentir que es demasiado tarde para hablar de dinero.

Finalmente, antes de partir para el evento, empaca tu maleta.

Debe tener una buena idea del tipo de habitación en la que se hospedará, por lo que no debería ser demasiado difícil, solo asegúrese de venir preparado. Siempre llevo repuestos: cámara, lentes, baterías, tarjetas de memoria, discos duros. Esto es muy importante; sería poco profesional y perjudicial para la reputación no poder terminar el trabajo.

En los eventos corporativos, a menudo quieren que se tomen fotos grupales, por lo que recomiendo llevar un trípode. Esto le permitirá componer una toma en una habitación durante un descanso, marcarla y volver a ella cuando sea el momento de tomar la foto.

Sección 2: antes de comenzar el evento

Siempre tengo una lista de preguntas que he pensado en el tiempo previo al evento que llevo a mi primera reunión con el resto del equipo. Esto demuestra que he estado pensando en ello y he venido preparado.

Este es un método rápido y eficiente que le permite a usted y a los demás continuar con cualquier trabajo que deba realizarse antes de que comience el evento. Aquí está la lista de preguntas que hice antes del comienzo de mi último evento:

• ¿Desde dónde puedo trabajar durante el evento?
• ¿Dónde puedo guardar mi equipo cuando no estoy con él?
• ¿Hay acceso WiFi?
• ¿Cuál es el número final de personas que asisten?
• ¿A qué hora termina cada día? (1 día estaba terminando temprano).
• ¿Necesitas que haga un video de Animoto para el evento?
• La factura de mi hotel se está cargando actualmente a mi tarjeta, ¿pueden cambiar esto?
• ¿Qué sistema operativo es su computadora principal? (Esto afecta el formato del disco duro que uso).
• ¿Habrá una foto grupal y, de ser así, cuándo?
• ¿Va a haber fotos con el orador principal y los invitados de nuevo?
• ¿Te importa que deje mi carpeta en una mesa en la parte de atrás otra vez?

Como puede ver, todos estos son puntos relevantes en los que debería estar pensando y que probablemente me olvidaría de preguntar si no los hubiera escrito.

Voy a echar un vistazo más de cerca a las primeras 2 preguntas ahora, ya que estas son las más importantes.

Habrá una zona en la que trabajará el equipo de staff durante un evento y es importante que tengas una mesa alrededor de ellos. Esto se debe a que es probable que el área desde la que trabajan tenga todo lo que necesita, como seguridad, energía, acceso a Internet, etc.

Una cosa que llevo a cada evento como este es un candado para computadora portátil; esto envuelve algo seguro y se bloquea en el costado de su computadora portátil. Es posible que mi computadora portátil no sea lo más caro que tengo, pero ciertamente es una cosa menos de qué preocuparme.

Sección 3 – Durante el Evento

Las cosas más importantes para capturar son los momentos clave en un evento; cada vez que alguien sube al escenario; durante ejercicios particulares; si alguien está teniendo un momento decisivo, etc.

Está bien estar en la parte de atrás de la sala revisando las fotos, solo asegúrate de que estás prestando atención a lo que sucede en el escenario. Un buen equipo de personal le avisará de cualquier cosa en particular que quiera capturar, otra razón para trabajar en la misma área que ellos.

El primer día, antes de que alguien entre en la habitación, me aseguro de haber estado para ver cómo será la iluminación. Es posible que se le permita o no usar flash, así que tenga esto en cuenta cuando mire la habitación.

Algunos clientes no solicitan flash, pero esto simplemente no es una opción si quieren fotos de calidad; asegúrese de que estén al tanto de esto, usted también tiene algo que decir.

Una vez que estoy satisfecho con una configuración estándar de 'ir a' para una habitación, la guardo en un modo personalizado en mi cámara. Para hacer esto, configure la cámara como desee en 'manual', acceda a la configuración de la cámara y registre la configuración en un modo personalizado particular. Es bastante fácil de hacer en la mayoría de las cámaras: busque en Google si no está seguro.

Como parte del personal, es mejor pasar lo más desapercibido posible en un evento; aquí hay algunos consejos:

Primero, muévase lentamente. Correr por una habitación realmente te hace destacar, especialmente si pasas por las mesas. Solo recuerda que no estorbarás a nadie por mucho tiempo.

Al fotografiar personas con franqueza (que es mi estilo preferido, ya que no distraerá a nadie del evento principal y produce resultados más naturales), es importante no usar el flash en absoluto cuando sea posible. Esto dará como resultado algunas fotos muy bonitas, suaves y poco profundas que funcionan bien. Como regla general, mantenga su uso de flash al mínimo.

Es importante mezclarse con su entorno; averigüe qué tipo de evento va a ser y vístase apropiadamente.

La mayor parte del tiempo la gente que asiste va vestida de forma informal, así que me pongo una camisa pero, en ocasiones, uso un traje. Realmente no me molesta, solo es importante saberlo de antemano.

Muchos de los eventos que termino haciendo son eventos de negocios motivadores y las personas pueden emocionarse a veces. En un resumen en particular, me pidieron que capturara estos momentos, con lo que realmente no tuve ningún problema, solo ten cuidado, ya que no quieres ser demasiado entrometido.

¡Este es definitivamente un momento de flash off!


El cliente estará esperando las fotos al final del evento, por lo que es vital hacer todo lo posible para que salgan bien en la cámara. Esto minimizará el tiempo de procesamiento, permitiéndole procesar sobre la marcha.

Esta es una de las razones por las que uso varias tarjetas de memoria: puedo dejar que una tarjeta transfiera las fotos mientras estoy disparando con otra tarjeta. Recuerde, el cliente no está buscando arte, quiere fotos que capturen y resuman sus eventos. Deja Photoshop fuera de esto.

Su flujo de trabajo es muy importante en un evento como este. Realmente tengo la mía clavada en este momento:

cuando importo las fotos, todas van a Aperture y se les cambia el nombre para que coincidan con el evento con una fecha.

Al mismo tiempo, se realiza una copia de seguridad en un disco duro externo, por lo que, incluso si elimino algunos, seguirán estando accesibles. Le doy a cada foto una calificación de 3/5 (cualquier foto que considere que no es lo suficientemente buena, la degradé a una calificación de 2) y asigno palabras clave relevantes.

A partir de esto, puedo crear álbumes inteligentes que consisten solo en fotos etiquetadas con palabras clave específicas y una clasificación lo suficientemente alta. Más información sobre cómo exportarlos correctamente en la sección 4.

Tipos de tomas que necesitará obtener:

Disparo del orador principal

Disparo de orador invitado

Foto de grupo

Foto de orador e invitado

Invitados en el escenario

Avances emocionales

Disparo sincero

Foto de interacción sincera

Fotos del personal

Recepción Fotos

tiros divertidos

Momentos clave

Fotos promocionales generales

Sección 4 - Evento posterior

Este es un buen momento para hacer networking; tome algunas fotos más de las personas que se van y entregue algunas tarjetas de presentación.

Asegúrese de representar bien a su negocio con tarjetas de presentación de buena calidad; ninguna de las cosas baratas que obtiene gratis de Vistaprint.

Vale la pena causar una buena primera impresión. Una cosa que debe tener cuidado es que no esté tratando de venderse públicamente en un evento, ya que el cliente no estará contento con esto. Simplemente entrégueles una buena tarjeta de presentación, diga un par de palabras y siga adelante.


Cuando llego al final de un evento, exporto todos los archivos a un disco duro externo y le paso ese disco duro al cliente.

Este es un paso muy importante ya que el cliente obtiene exactamente lo que quiere de inmediato: se comparte fácilmente con otros y no ocupa espacio en su propio disco duro. Facturo el costo del disco duro, pero eso es solo alrededor de £ 20, que no es nada comparado con lo mucho que ayuda.

Sección 5: Finalización del trabajo

Bien, siguió los consejos anteriores y todo salió bien. Ahora es el momento de despedirse, llegar a casa y enviarles su factura. Asegúrese de ser cortés e intercambie tarjetas de presentación con todos, ya que nunca sabe cuándo lo querrán en el futuro.

Una vez que estoy en casa, me gusta enviar mi factura lo antes posible para que no estén esperando y yo no esté esperando el dinero.

Asegúrese de que no haya costos ocultos en su factura, ya que esto es algo que ciertamente evitaría que quieran contratarlo en el futuro. Cuando envío mi correo electrónico, me gusta incluir una pequeña nota personal, solo para terminar con algo positivo y ayudarlos a recordarme en el futuro.

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