Paso a Paso: Diseño de un flujo de trabajo de sesión de retrato con 17hats

Como fotógrafo de retratos, hay ciertas cosas que haces cada vez que te reúnes con un cliente, tomas una sesión, haces un pedido, etc. Colectivamente, estas actividades se denominarán su flujo de trabajo. Crear procesos para estas actividades y utilizar software que le ayude a automatizar sus flujos de trabajo puede ser una de las mejores cosas que puede hacer por su negocio. Revisar su flujo de trabajo y diseñarlo con intencionalidad le ayudará a mantenerse en el camino correcto y ser más eficiente, pero también asegurará un nivel de consistencia que sus clientes apreciarán. En este artículo, caminaremos paso a paso a través de la mecánica del diseño de un flujo de trabajo de sesión de retrato en 17hats. Su proceso específico puede incluir diferentes elementos, pero al final de este artículo, usted tendrá el conocimiento para diseñar efectivamente su propio flujo de trabajo de sesión de retrato personalizado en 17hats.

Para este artículo, asumo que ya estás usando 17hats o un programa similar. Sin embargo, si no está familiarizado con 17hats, se trata de un sistema de software de gestión empresarial diseñado para ayudarle a gestionar sus contratos, facturación, gestión de contactos y flujo de trabajo. Si desea conocer más de cerca lo que puede hacer por usted, visite www.17hats.com 17hats no es patrocinador de este artículo, pero he sido usuario de su sistema durante un par de años, así que esta información se basa en mi experiencia personal con el software.

Si ya estás usando 17hats, sabes que todo lo que haces en el sistema comienza con la creación de un proyecto. Para propósitos prácticos, un proyecto típicamente sería una Sesión de Retrato, Sesión de Senior, Sesión Familiar, Boda, etc., y todas las actividades del flujo de trabajo para ese proyecto en particular estarían incluidas en él.

Un flujo de trabajo para una sesión de retrato típica puede ser similar al siguiente:

- Recibir consultas de clientes

- Envíe la información de la sesión y de los precios.

- Programar fecha de sesión

- Enviar acuerdo de sesión

- Enviar factura por el retenedor de sesión

- Enviar recordatorio para la próxima sesión

- Sesión de rodaje

- Enviar un agradecimiento a client

- Edite la galería de pruebas y envíe el enlace de la galería a client

- Realizar pedido

- Entregar Pedido

- Solicitar una análisis

En el escenario anterior, sólo hay un elemento para el que se necesita un tiempo, y es la fecha de la sesión. Todo lo demás puede activarse sólo en una fecha, incluso si es una fecha diferente a la de la sesión en sí. La fecha y hora del proyecto sería la fecha y hora de la sesión, y el flujo de trabajo le permitiría enviar un correo electrónico de recordatorio para la sesión, e incluir la fecha y hora específicas de la sesión (proyecto) en su plantilla de correo electrónico.

La principal limitación del software 17hats se produce cuando su flujo de trabajo incorpora más de un escenario de fecha Y hora en su proyecto, por ejemplo, un flujo de trabajo que incluye una consulta previa a la sesión y una sesión de IPS (In Person Sales). En estos casos, si desea utilizar 17hats para enviar correos electrónicos de recordatorio para cada una de esas citas específicas (incluyendo fecha y hora), deberá crear un proyecto separado para cada una de ellas. Discutiremos la mecánica de esto un poco más tarde, pero primero vamos a repasar los tres elementos de un flujo de trabajo de 17hats - Hacer, Acción y Pausa.

PARA HACER EL ARTÍCULO

To Do - este elemento del flujo de trabajo se utiliza para desencadenar actividades que deben realizarse FUERA de los 17hats. Poner un recordatorio de "Para hacer" para llamar a tu cliente una semana antes de su boda sería un ejemplo de una actividad realizada fuera de los 17hats. Sin embargo, al colocar la opción To Do en su flujo de trabajo, puede activar 17hats para crear un registro telefónico una vez que marque que la llamada ha sido completada, y tomar notas acerca de la conversación para sus registros. Las siguientes son las tareas que 17hats puede hacer por usted al completar un ítem por hacer:

1. Enviar correo electrónico
2. Enviar cuestionario

3. Enviar presupuesto

4. Enviar contrato

5. Enviar factura

6. Crear registro telefónico

7. Crear nota de proyecto

8. No hacer nada

Opciones para hacer ítems en 17hats

ARTÍCULO DE ACCIÓN

Acción - este elemento del flujo de trabajo se utiliza para desencadenar actividades que deben realizarse DENTRO de 17hats. Enviar un correo electrónico de agradecimiento el día después de una sesión de retrato sería un ejemplo de una actividad que se realizaría en un plazo de 17 horas. Las acciones le permiten designar la plantilla específica que desea enviar, cuándo enviarla en función de la fecha base del workflow, así como si enviarla automáticamente o con su aprobación. La siguiente es una lista de las actividades de la Acción que pueden ser iniciadas desde 17 sombreros:

1. Enviar correo electrónico
2. Enviar cuestionario

3. Enviar presupuesto

4. Enviar contrato

5. Enviar factura

6. Iniciar un flujo de trabajo

Opciones de elementos de acción en los flujos de trabajo de 17hats

PAUSE ITEM

Pausa - este elemento se utiliza para insertar pausas en su flujo de trabajo, quizás mientras espera la interacción del cliente antes de iniciar la copia de seguridad del flujo de trabajo. Por ejemplo, si usted es un fotógrafo de bodas, puede que desee pausar su flujo de trabajo entre la reservación inicial de la boda y el mes anterior a la boda. Puede haber una serie de elementos de flujo de trabajo que necesita para iniciar desde el principio, pero luego habrá una pausa hasta que se acerque la fecha de la boda. Insertar una pausa en el flujo de trabajo mantiene esos elementos fuera de su radar hasta que necesite abordarlos.

Opciones de 17hats con Pause Item

Para cada uno de estos elementos de workflow, tiene la posibilidad de elegir cuándo lo lanzará el sistema. 17hats desencadena actividades basadas en la fecha base o el intervalo de tiempo antes o después de la fecha base. Así, por ejemplo, si la fecha base de su flujo de trabajo es la fecha de su sesión y desea enviar por correo electrónico una guía de "Qué ponerse" dos semanas antes de la sesión, la fecha de vencimiento para el elemento Acción será 14 días antes de la fecha base. Se asigna una "fecha base" a cada workflow cuando se añade a un proyecto. Muchas veces será la misma fecha que la fecha de su proyecto, pero cada workflow puede tener una "fecha base" diferente que se puede utilizar para desencadenar las actividades en ese workflow.

Utilizando el flujo de trabajo básico de la sesión de retrato descrito anteriormente, he diseñado un flujo de trabajo dentro de 17hats para agilizar y automatizar el proceso:

Flujo de trabajo básico de la sesión de retrato usando un proyecto dentro de 17hats.

Los pasos originales del flujo de trabajo y los elementos que se utilizarán dentro de 17hats para cada paso se describen a continuación.

PASO DEL FLUJO DE TRABAJO UTILIZADO EN 17hatsRecibir Consultas de ClientesCrear un proyecto y flujo de trabajo o ponerlo en marcha utilizando el componente Leads de 17hatsEnviar información sobre sesiones y precios.Action Item to send email template upon client inquirySchedule sessionTo Do Item to contact client to schedule and create note in 17hatsSend session agreementAction Item to Send Contract templateSend invoice for session retainerAction Item to Send Invoice templateSend remindinder for upcoming sessionAction Items to Send Email templates based on project date and timeShoot SessionTo Do ItemSend thank you to clientTo Do Item to handdwrite and send thank you cardEdit proof gallery and send gallery to do gallery link to clientTo Do Item to cull and edit client proofs , luego envíe una plantilla de correo electrónico informando al cliente que la galería está lista para verPlace OrderTo Do Item para realizar el pedido, y luego envíe una plantilla de correo electrónico agradeciendo al cliente por su pedido. Insertar el elemento de pausa hasta que llegue el pedidoEntregar el elemento de ordenAcción para enviar la plantilla de correo electrónico al recibir el pedido, luego Hacer el elemento para organizar la entrega y Hacer el elemento para entregar el pedidoPedir el elemento de análisisPedir el elemento de acción para enviar la plantilla de correo electrónico solicitando la análisis del cliente

LIMITACIONES CON MÚLTIPLES FECHAS

Como mencioné anteriormente, existen algunas limitaciones cuando se trata de tener múltiples fechas y horas asociadas a un "proyecto". Por ejemplo, la mayoría de nosotros consideraría una sesión de Senior como un proyecto, no como un paso individual en el flujo de trabajo. Sin embargo, con las limitaciones de fecha y hora de 17hats, y el hecho de que tengo más de una cita asociada con mis sesiones (consulta, sesión y sesión de IPS), he creado una solución que me permite enviar recordatorios de citas a mis clientes para todas las citas asociadas con sus sesiones.

En un mundo de flujo de trabajo perfecto, podría crear un proyecto para mis sesiones de último año e introducir la fecha y hora de la sesión como información del proyecto. Dentro de ese proyecto, tendría diferentes flujos de trabajo para cada paso de mi flujo de trabajo, por ejemplo, reservación, consulta previa a la sesión, sesión para personas de la tercera edad, revelación y nombramiento de pedidos, y fechas y horas específicas asociadas con cada uno de ellos. Debido a que me gusta enviar recordatorios por correo electrónico para la consulta previa a la sesión y la cita para revelar y ordenar, tener los campos de fecha Y hora dentro de cada flujo de trabajo sería muy útil, sin embargo 17hats actualmente no tiene el campo de tiempo, por lo que los flujos de trabajo sólo se pueden activar en la fecha, no en la hora.

Para ilustrar, todas las posiciones dentro de un workflow particular se basan en la "fecha base" de ese workflow particular, no en el proyecto en sí. Esto significa que puede tener muchos flujos de trabajo dentro de un proyecto, y siempre y cuando ponga la fecha base adecuada para ese flujo de trabajo, sus eventos se activarán correctamente. La limitación se produce cuando su evento también requiere una hora, además de la fecha. Actualmente no hay un campo dentro del flujo de trabajo en sí mismo que pueda introducirse en el tiempo específico relacionado con ese flujo de trabajo. Esto significa que podría enviar un recordatorio por correo electrónico a su cliente para una reunión, pero antes de que se apague, tendrá que introducir manualmente la hora. Cuando empecé a usar el software, eso es lo que hice, pero eso se me hizo viejo a toda prisa.

El único lugar en el que actualmente puede introducir un tiempo dentro de 17hats es en un proyecto, por lo que si desea cronometrar información en sus plantillas de flujo de trabajo, deberá crear un proyecto separado para cada parte de su flujo de trabajo que requiera un tiempo. La solución que se me ocurrió fue crear proyectos para cada elemento de mi flujo de trabajo que requería una nueva fecha y hora. Esto no es ideal por un par de razones, pero hasta que 17hats obtiene el campo de tiempo añadido a los flujos de trabajo, es una solución mucho mejor que tener que editar manualmente cada recordatorio de cita que se apaga!

Los desencadenantes de workflow se basan en el número de días a partir de la "fecha base", pero los campos de plantilla que incluyen fecha y hora extraen la información de la "fecha y hora del proyecto", por lo que si los elementos de su workflow incluyen plantillas con fechas y horas diferentes, necesitará un proyecto separado dentro de los 17hats para cada uno de ellos. Por ejemplo, si su flujo de trabajo incluye una consulta previa a la sesión, la sesión en sí, y una cita para revelar y ordenar, los tres elementos tendrán que ser un proyecto separado en 17hats con el fin de rellenar sus plantillas con información basada en la fecha y hora específicas de esos eventos, es decir, correos electrónicos de recordatorio de citas. Para mantenerlos a todos dentro del mismo proyecto en 17hats, cada disparador tendría que ser un cierto número de días antes o después de otra fecha. Por ejemplo, si la fecha de su proyecto era la fecha de su sesión, para enviar un recordatorio de la cita para la consulta previa a la sesión, su consulta siempre tendrá que ser programada un cierto número de días antes de la fecha de la sesión. Todos sabemos que esto no es práctico, por lo que he decidido utilizar la solución del proyecto. A continuación se presentan ejemplos de mis proyectos y flujos de trabajo.

Ilustración de múltiples proyectos dentro de un contacto para acomodar las múltiples fechas de reuniones.

Flujo de trabajo para el proyecto de consulta previa a la sesión utilizando una solución provisional de 17hats.

Flujo de trabajo básico de la sesión de retrato usando un proyecto dentro de 17hats.

Flujo de trabajo en el proyecto Reveal & Order Session usando 17hats workaround.

Remainder of Reveal & Order Session workflow ini Reveal & Order Session Project utilizando métodos alternativos.

Los principales problemas que he descubierto con la creación de proyectos adicionales están a continuación. Conocer las limitaciones del proceso puede ayudarle a decidir el mejor enfoque para su flujo de trabajo.

• Los contactos relacionados no se rellenan de un proyecto a otro, así que si quiero que se incluya un padre en todas las comunicaciones, necesito añadirlos manualmente para cada proyecto. Sin embargo, no toma mucho tiempo, porque el sistema mostrará la información una vez que usted ingrese su nombre.
• Organización - tener múltiples proyectos crea muchas más "cosas" en los perfiles de mis clientes, y puede ser confuso cuando se intenta encontrar correos electrónicos y otros elementos relacionados con su sesión. Mantenerse coherente con el uso de cada proyecto y las actividades que se incluyen en cada uno de ellos será de gran ayuda para la organización. Por ejemplo, siempre envíe facturas y contratos del mismo tipo de proyecto para que sepa dónde buscarlo.

Esta limitación de tiempo es uno de mis mayores problemas con el programa, pero la solución me permite hacer lo que necesito sin demasiado trabajo extra. 17hats sigue siendo una empresa muy joven, pero siempre están trabajando para mejorar el producto, algo que aprecio.

CONCEPTOS DEL FLUJO DE TRABAJO CLAVE

Espero que esta información haya proporcionado un poco más de información sobre cómo puede configurar flujos de trabajo en 17hats para satisfacer las necesidades específicas de su negocio. He incluido a continuación un resumen de algunos conceptos clave que debe tener en cuenta a medida que desarrolla sus flujos de trabajo, para que funcionen según lo previsto:

• Fechas y horas - Los flujos de trabajo residen dentro de los proyectos, y aunque cada flujo de trabajo puede tener una fecha base separada dentro del proyecto, sólo puede haber una vez asociada a un proyecto, y es la fecha y hora del proyecto.
• Activadores de eventos - 17hats, al igual que muchas herramientas de productividad, activan actividades basadas en eventos o tiempo transcurrido. Por ejemplo, un elemento del flujo de trabajo puede desencadenarse en función de que se haya completado el elemento anterior (por ejemplo, el envío de un correo electrónico, la firma de un contrato, etc.) o de que haya transcurrido un cierto período de tiempo. Por ejemplo, su flujo de trabajo podría estar diseñado para enviar un correo electrónico de agradecimiento 2 días después de la sesión del cliente. Para que esto ocurra, la fecha base del flujo de trabajo tendría que ser la fecha de su sesión, y una acción para Enviar un correo electrónico se configuraría para 2 días después de la Fecha Base.

Los nuevos elementos de acción pueden activarse en una serie de opciones para adaptarse a sus necesidades de flujo de trabajo.

• Cotizaciones : para minimizar el número de correos electrónicos que envía a los clientes, utilice la función de cotización si necesita enviar un acuerdo y una factura. Comenzará por crear una cotización en sus plantillas que adjunte el contrato y la factura correctos a la plantilla y, a continuación, asegúrese de que también ha creado una plantilla para el correo electrónico que desea enviar junto con la cotización. Una vez que haya configurado estas plantillas, puede Agregar una Cotización a su flujo de trabajo como una Acción, luego elija su plantilla de Cotización y la plantilla de correo electrónico que desea enviar con ella. Siguiendo este método, el cliente puede recibir sólo un correo electrónico por cada uno de estos dos documentos. Una vez que el cliente acepta la cotización, el contrato está listo para firmar y la factura lista para pagar.

Opciones de elementos de acción para Citas en 17hats

Hay una serie de programas de software de gestión empresarial que son similares a 17hats, por lo que incluso si 17hats no es su programa de elección, lo más probable es que estos consejos de flujo de trabajo se apliquen a su programa también. Tengo un trabajo diurno además de dirigir mi negocio de fotografía, y 17hats y la pieza de flujo de trabajo del sistema específicamente, se han convertido en un valor incalculable para mi negocio. Me encantaría escuchar sus opiniones sobre los flujos de trabajo, así como cualquier otra pregunta o comentario que pueda tener sobre el uso de 17hats. Si hay suficiente interés en un tema específico, puede convertirse en el tema de un futuro artículo aquí sobre Mejorar la fotografía.