Utilice un sistema de automatización del correo electrónico para ahorrar tiempo y tener una mejor comunicación

Hace unos seis meses, recibí un correo electrónico de un cliente después de haber recibido las fotos de la boda de su hijo. No estaba enojado, pero estaba decepcionado con el tipo de inyecciones que recibí.

Cuando hablamos antes de la boda, me dijo que quería fotos de los invitados interactuando durante la cena. Para mí, esto significaba fotos sinceras. Lo que realmente quería eran fotos de grupo en las mesas con todos mirando a la cámara. Teníamos problemas de comunicación en ambas partes, y si hubiéramos podido evitar fácilmente el problema y todos hubiéramos estado contentos.

Utilice un sistema de automatización del correo electrónico para ahorrar tiempo y tener una mejor comunicación

La comunicación es vital para llevar un negocio de fotografía exitoso, y a veces mi falta de habilidad en esta área ha causado algunos problemas. Por suerte para mí, he aprendido una manera de ser consistente y claro. Ahora uso un sistema de automatización de correo electrónico para ahorrar tiempo y tener una mejor comunicación .

Importancia de la comunicación

Hay varias cosas que usted puede lograr a través de una comunicación clara. En general, usted está proporcionando más valor al cliente y una mayor experiencia. La gente le teme a lo desconocido, así que a través de la comunicación, usted puede guiar al cliente a través de todo el proceso, establecer expectativas claras y ayudarlo a sentirse preparado. A menudo esto es más importante que el producto final.

Razones para comunicarse por correo electrónico

Recuerdo que cuando era más joven era más difícil hablar con la gente. Si quisiera enviar un mensaje a alguien en la escuela, tendría que pasar una nota y esperar una respuesta. Hoy en día, la gente tiene teléfonos celulares y usted puede comunicarse instantáneamente desde cualquier lugar.

Con todas las diferentes maneras de comunicarse hoy en día, creo que los correos electrónicos son los más beneficiosos. Sí, la mayoría de la gente usa el texto para la mayor parte de su comunicación y yo también, para comunicaciones rápidas y cortas. Sí, también me encanta hablar con mis clientes por teléfono y en persona, pero eso es más para las reuniones iniciales y la construcción de relaciones.

Los correos electrónicos son los que más hago. Lo primero bueno de los correos electrónicos es el formulario. Los textos, en general, son cortos y tienes que escribir en tu teléfono. Un correo electrónico puede proporcionar más información, y puedo escribirla rápidamente con un teclado. Segundo, los correos electrónicos no son tan personales. Me sentiría raro mandando mensajes a mis clientes todo el tiempo. Sentirían la necesidad de responder siempre y se enfadarían. Los correos electrónicos se pueden abrir (o no), leer y luego seguir adelante. Tercero, los correos electrónicos pueden ser automatizados. Usted puede escribir un conjunto de correos electrónicos, crear un calendario, y serán enviados sin que usted tenga que hacer nada! Eso es mucho más fácil que enviar un mensaje de texto o una llamada de una hora.

Razones para usar un sistema de automatización de correo electrónico

Como acabo de mencionar, los correos electrónicos son geniales y puedes crear un sistema automatizado con plantillas de correo electrónico. Quería señalar algunas otras ventajas de este sistema antes de seguir adelante. Con un sistema de automatización de correo electrónico

-ahorrar tiempo

-no tendrá que reescribir las cosas

-no olvidará cosas

-tener registros de lo que se dijo

Tipos de plantillas de correo electrónico que se deben crear

He descubierto que usted puede utilizar la plantilla de correo electrónico para una gran parte de su comunicación. Si es algo que le vas a decir a cada cliente, entonces trata de hacer una plantilla de correo electrónico para ello.

Plomos

Reservar nuevos clientes es esencial y gran parte de ese proceso es la comunicación con ellos. Si crea un conjunto de correos electrónicos para que se envíen automáticamente a estos clientes potenciales, puede lograr varias cosas. Uno, te quedarás en la cima de su mente. Es muy difícil para ellos olvidarte cuando les envías un correo electrónico cada pocos días. Dos, usted puede ayudarlos como usted al proporcionarles valor. En estos correos electrónicos, usted puede dar consejos que pueden hacer que su rodaje sea más suave. Tres, te verán como un experto y un profesional. Con toda la información que usted proporciona, ellos verán que usted sabe de lo que está hablando y que le importa hacer un buen trabajo.

Clientes

Una vez que has reservado un cliente, quieres hacerlo feliz. Usted quiere ayudarles a sentirse preparados y tener una experiencia asombrosa porque los clientes felices conducen a negocios de vuelta y más referencias.

Hay toneladas y toneladas de correos electrónicos que puedes enviar a tus clientes, y variarán dependiendo de tu personalidad y de los tipos de sesiones. Antes de la sesión, les enviaré consejos útiles para que sepan qué hacer, recordatorios para que no olviden la sesión y cuestionarios para que pueda conocerlos mejor. Después de la sesión, envío correos electrónicos para guiarlos a través del resto del proceso, otros con actualizaciones sobre el progreso de la edición y la entrega, y un correo electrónico de análisis al final, para que pueda saber cómo lo hice.

Creación de plantillas de correo electrónico

A continuación, veamos cómo crear estas plantillas de correo electrónico y poner en marcha un sistema automatizado.

No a todo el mundo le gusta escribir. Algunos realmente lo odian. Me gusta escribir, así que me adelanté y escribí todas mis plantillas de correo electrónico. Esto me ahorró algo de dinero y siento que los correos electrónicos coinciden con mi voz y personalidad.

Antes de comenzar, piense en todos los pasos importantes del proceso de la sesión de fotos y haga una lista de todos los correos electrónicos que normalmente envía. ¿Hay alguna parte del proceso que sea confusa? ¿Algo que necesites mejorar? Puedes crear correos electrónicos para eso. El objetivo es comunicarse con nuestros clientes activos por lo menos cada pocas semanas, así que mire su lista y vea si tiene suficiente.

Si no te gusta escribir o sientes que no eres bueno en eso, puedes recibir algunos correos electrónicos preescritos. He encontrado algunos por ahí de forma gratuita, pero también hay algunos que se pueden comprar. No los he visto todos, pero esta podría ser una buena ruta para algunos fotógrafos.

Dónde configurar el sistema

Ahora que tienes todas tus plantillas de correo electrónico, tenemos que averiguar cómo y cuándo enviarlas. La forma gratuita de hacerlo es utilizar una cuenta de correo electrónico de Gmail u otra cuenta de correo electrónico gratuita. En su cuenta, puede crear mensajes de correo electrónico conservados. Estas son las plantillas. El único problema con esto es que no hay una manera de configurarlos para que se envíen automáticamente a una hora determinada. Puede crear un nuevo correo electrónico, incluir la respuesta enlatada y, a continuación, programar cuándo enviarlo, pero eso lleva demasiado tiempo.

Una mejor opción es utilizar un sistema de correo electrónico hecho para la automatización. Mailchimp es una gran opción y la mejor parte es gratis hasta que llegues a 2000 personas en tus listas de correo electrónico. Si está usando esto para clientes y clientes potenciales, será gratis por mucho tiempo. Actualmente uso 17hats para todas mis operaciones comerciales generales, y he estado muy contento con ello. Hay otras compañías como Sprout y ShootQ que hacen algo similar.

Con todo esto, debería poder crear un flujo de trabajo de correo electrónico. En eso, usted lista sus mensajes de correo electrónico y puede controlar cuándo se envían. Una vez configurado, sólo tienes que iniciarlo en un nuevo cliente y los correos electrónicos se enviarán automáticamente.

Conclusión

Inicialmente, la configuración de un sistema de correo electrónico automatizado requiere cierto trabajo. Tienes que pensar en los correos electrónicos que quieres, escribirlos y luego crear un flujo de trabajo que los envíe. Sin embargo, una vez hecho esto, pasará menos tiempo escribiendo correos electrónicos y tendrá una mejor comunicación con sus clientes.