8 consejos para una mejor comunicación con el cliente de fotografía

Escribir correos electrónicos, reunirse con clientes, hablar de contratos y expectativas: estas no son las razones por las que la mayoría de nosotros nos dedicamos al negocio de la fotografía. Para el aficionado a los negocios pequeños, la comunicación con el cliente puede no ser una fortaleza o un deseo. Sin embargo, sin la debida atención a la comunicación con el cliente, es posible que se esté perdiendo de varias maneras de mejorar su sitio web, su blog y su éxito.

Lo más importante que puedes hacer para comunicarte con un cliente es ser claro en términos de precio, lo que vas a entregar, cuándo será el rodaje, etc.  Obtenga lo básico con claridad cristalina para evitar malentendidos y demandas judiciales.  Pase unos minutos y obtenga algunas plantillas de contratos de fotografía realmente económicas para que pueda tratar profesionalmente con sus clientes y evitar demandas y malentendidos.

La mayor parte de este artículo se centrará en la comunicación por correo electrónico con las posibles familias, las fiestas de bodas y los negocios locales. Rara vez recibo una consulta telefónica para fotografía, pero el consejo sigue siendo válido tanto si la comunicación es escrita como hablada.

1. La formalidad es su amigo

Mientras que el contenido de un correo electrónico es lo que realmente le importa a su cliente, el formato y la formalidad de su correo electrónico podrían ser los pequeños detalles que sellan el trato. Pienso en el formato y estilo de escritura de la misma manera que pienso en mi vestuario para una entrevista de trabajo: No aparecería en pijama ni con manchas en la camisa. Un correo electrónico correctamente formateado y formalmente escrito es su equipo de entrevista perfectamente planchado y coordinado. En una entrevista, su guardarropa es la primera impresión - en un correo electrónico, esa primera impresión es su formato y estilo.

Cada vez que respondo a un cliente, ya sea en nuestro primer intercambio de correo electrónico o en el décimo, siempre pienso en la escuela secundaria y en las lecciones de escritura formal de cartas:

• Comience con un saludo
• Separe el cuerpo en trozos manejables
• Termine con una frase de cierre y su nombre

El correo electrónico nos ofrece la tentación fácil de ser desenfadados e informales. Resiste la tentación. Aunque no necesitas empezar con "Querida Amanda", deberías empezar con "Hola Amanda" o "Buenos días/ Amanda de la tarde". No te saltes el saludo y ve directamente a los negocios, no en el primer o segundo correo electrónico de todos modos. Si la cadena de correo electrónico ha ido más allá de cuatro o cinco rápidos vaivenes, entonces probablemente ya no se necesite un saludo. En caso de duda, mantenga la formalidad en su saludo.

Como antiguo profesor de inglés en la escuela secundaria, una ofensa de los cinco mejores estudiantes no era dividir un escrito en partes manejables. Su lector siempre está luchando una batalla perdida con el lenguaje y la atención. Ayude a su lector y divida las cosas en trozos pequeños. De hecho, un párrafo de más de tres o cuatro frases puede parecer desalentador en un smartphone orientado a retratos. Sea hiperconsciente de cualquier cambio de tema en su correo electrónico. Cuando cambie, aunque sea ligeramente, haga un nuevo párrafo. Su cliente le agradecerá la claridad de la organización.

Al terminar un correo electrónico, cierre con una frase como "Sinceramente" o "Gracias". "Hablamos pronto" funciona, al igual que "Salud" o "Gracias". Mi go-to es "Sinceramente". Consigue el equilibrio adecuado entre la formalidad y el buen rollo. "Gracias" podría no ser apropiado si no les agradeces nada. "Hablamos pronto" podría ser demasiado largo para un cierre. Escoja uno que sea adecuado para su tono y la conversación. Y al igual que con el saludo, puede renunciar al cierre durante una rápida sucesión de correos electrónicos de ida y vuelta.

Una última cosa sobre la escritura en sí: las oraciones cortas son mejores que las largas. Si te encuentras escribiendo muchas oraciones que tienen una conjunción (es decir, y, pero, pero, así, o), entonces divide esas oraciones en la conjunción. Haga dos oraciones en lugar de una. Las frases cortas son más fáciles de seguir y no cansan al lector.

2. Sea una persona y conéctese

No confundas mi consejo formal con una sugerencia de ser robótico y distante. Después de todo, la fotografía se trata de personas, y lo más probable es que TÚ seas una de las principales razones por las que alguien se está poniendo en contacto, no sólo tus fotos.

Si usted puede relacionarse de alguna manera con el hito por el cual el cliente potencial le está enviando un correo electrónico, detalle la relación. Tengo dos niños pequeños, de tres años y uno, así que siempre tengo una o dos frases rápidas sobre mis hijos listas para un correo electrónico con un cliente que también tiene niños pequeños. Para una novia y un novio potenciales, pienso en la emoción y la naturaleza abrumadora de lo que están planeando. Por lo tanto, felicito a la vez que les doy un par de consejos para ayudarles en el camino.

Tengo más consejos sobre cómo conectarme en el número 6 de este artículo, así que echa un vistazo.

3. Lección aprendida #1

No seguí mi consejo de ser personal, agradecido y felicitante con una novia y un novio recientes. Me encontré inesperadamente con una pareja que había conocido una semana antes o más o menos. Aunque sabía que acababan de comprometerse, no les había hablado de su compromiso. El tema surgió cuando los vi salir a almorzar, e inmediatamente les dije: "¿Ya tienen un fotógrafo? Fotografío bodas". No los felicité. No estaba emocionado por ellos, sólo por el posible sueldo.

No hemos hablado de fotografía desde ese día a pesar de media docena de reuniones posteriores. Ese día estaba fuera de juego y no seguí mi consejo. Debería haber sido una persona, no un negocio. Lección aprendida.

4. Correos electrónicos y cuestionarios para blogs y sitios web

Cuando empecé a escribir artículos en el blog sobre mis sesiones familiares, me costó mucho trabajo ir más allá de lo que pasó en la sesión. Inevitablemente, escribía: "¡Hemos tenido un día tan hermoso en el parque! Los Cohen eran tan lindos, ¿puedes creer la sonrisa de la bebé Naomi?" Y así sucesivamente. Yo no escribí nada importante. Sabía que tenía que escribir unas 200 palabras para que mi entrada en el blog significara algo para Google. No tenía nada significativo que decir. (He aquí un ejemplo de una entrada temprana en el blog. No es terrible, pero podría ser mejor-¡y al menos las fotos son buenas!)

Fue entonces cuando empecé a utilizar mi comunicación por correo electrónico para reunir material de blog. Ahora incluyo preguntas como:

• ¿Cuál es el recuerdo favorito que usted y su esposo tienen con sus hijos?
• ¿Qué es lo que les ha sorprendido de ser padres?
• ¿Cuáles son las primeras tres palabras que usarías para describir a Courtney?
• ¿Qué es lo que apasiona a Kyla? ¿De dónde crees que viene esa pasión?
• Si Abbey y tú tuvieran una tarde juntos, ¿qué harían?

Estas preguntas no sólo demuestran que siento curiosidad por el cliente, sino que también me dan mucho sobre lo que escribir, además de la experiencia de la sesión. Para un ejemplo de una entrada de blog en la que utilicé algunas de las respuestas del correo electrónico del cliente, mire aquí.

También utilizo cuestionarios y correos electrónicos para obtener elogios y testimonios para mi sitio web. Describo el cuestionario más adelante en este artículo. En general, trate de hacer que su comunicación funcione para usted tanto como sea posible. Nunca se sabe dónde puede ser útil un correo electrónico o un chat en Facebook!

5. Expectativas y presupuesto

Una pregunta que me aseguro de hacer lo antes posible es: "¿Cuáles son sus expectativas para la sesión?" De esta manera, el cliente y yo estamos en la misma página en cuanto a tiempo, presupuesto y producto final se refiere.

Ahora oigo que algunos de ustedes preguntan: "¿No son las sesiones familiares bastante directas? No es una boda ni nada." En la mayoría de los casos, sí, las sesiones familiares suelen ser una mezcla de sonrisas en la cámara y cándidos. Pero nunca se sabe si un padre tiene algo específico en mente, una cierta pose, una cierta combinación de personas, un apoyo especial, un lugar o un sentimiento. Sacar las expectativas a la luz le permitirá prepararse con anticipación y ayudar a aliviar cualquier estrés o posible desilusión cuando se entregan las imágenes.

Más obviamente, asegúrese de especificar las expectativas presupuestarias para los novios o para una pequeña empresa. Si bien hablar de dinero puede ser incómodo, saque la pregunta sobre el presupuesto antes de que se hayan intercambiado demasiadas palabras y sentimientos. Para bodas y pequeños negocios, el presupuesto es a menudo el factor decisivo. Saque ese número al aire libre temprano y asegúrese de que las expectativas y el presupuesto concuerden.

Cuando se trata de expectativas, para bodas me aseguro de preguntar sobre momentos especiales durante la ceremonia y combinaciones especiales de personas para ceremonias. Para las pequeñas empresas, la conversación inicial a menudo comienza con simples fotos de la cabeza, aunque pueden prever más. Diferenciar entre una sesión de headshot puro y una sesión mezclada con headshot, candids, espacios de trabajo, etc.

Cuanto más pueda especificar para la sesión antes de fotografiar, mejor.

6. Anticipando preguntas

Una vez que las expectativas y el presupuesto están fuera del camino, hago todo lo posible para responder a las preguntas antes de que se hagan. Piense en las preguntas que siempre tiene que responder y tenga esa información lista con anticipación. Por ejemplo, los clientes siempre quieren saber cuánto tiempo tardarán en recibir sus fotos, cómo se entregarán y qué ropa usar en una sesión.

Aquí está algo de lo que usualmente pongo en un correo electrónico temprano una vez que hemos confirmado la sesión:

"Cuando empiecen a planear nuestra sesión juntos, tengo algunos consejos para que los consideren. El primer eslabón es la ropa interior. El segundo es sobre qué traer y cómo divertirse ese día".

También tengo un post-script detallado sobre la entrega de imágenes y el uso compartido de medios sociales, que dice lo siguiente:

"P.D. Te entregaré tus retratos con un programa llamado PASS. Usted podrá descargar cada archivo de resolución completa directamente de PASS. Para cualquier impresión incluida en su paquete, le enviaré una encuesta por separado para que la complete y pueda elegir cada foto para cada impresión.

Como verán en el contrato, me gustaría poder usar un puñado de sus fotografías en mi página de Facebook y en mi sitio web. Sin embargo, si prefieres que no use tus imágenes, respetaré tus deseos y modificaré el contrato en consecuencia. Si prefieres que no te etiqueten o identifiquen, puedo decir algo como: "Me divertí mucho esta mañana con una gran familia. Echa un vistazo a algunas de sus increíbles fotos!" También utilizo algunas sesiones como entradas de blog en mi sitio web; escribiré una historia rápida sobre la sesión y compartiré de 10 a 15 fotografías. Al final, respetaré sus deseos cuando se trate de utilizar sus fotografías en Internet.

Además, si estas fotos son para una tarjeta de vacaciones u otra ocasión especial que te gustaría guardar como sorpresa, por favor, dímelo, de esa manera, no publicaré nada en línea que arruine tu sorpresa".

Cuando entrego las imágenes de un cliente, escribo lo siguiente:

"Los comparto con ustedes con un servicio llamado PASS. Al crear un inicio de sesión, puede descargar todos los archivos de resolución completa, así como solicitar copias impresas. También puedes descargar la aplicación PASS a tu teléfono y utilizarla para enviar imágenes en solitario, solicitar copias y compartirlas en medios sociales. Al hacer clic en el enlace, puede ver versiones más grandes de los retratos haciendo clic en uno y luego moviéndose a la izquierda o a la derecha.

Puedes reenviar el enlace a tu galería a quien quieras, no hay nada complicado en compartir con PASS.

La imprenta conectada a PASS es WHCC, una excelente imprenta nacional de fotografía. La calidad general será mucho más alta y las fotos durarán mucho más tiempo que cualquier otra impresora CVS o Shutterfly o cualquier otra impresora de consumo ocasional. También pido mis huellas personales con PASS".

Asegúrese de guardar el texto de los correos electrónicos que tiende a enviar una y otra vez. Ahorrará tiempo y molestias al anticipar y responder a las preguntas más frecuentes de los clientes.

7. Lección aprendida #2

Para los clientes de pequeñas empresas, no puedo reiterar lo suficiente la necesidad de tener claras las expectativas y el presupuesto desde el principio, especialmente si su negocio habitual de fotografía son las familias y las bodas. Sin duda, las pequeñas empresas tendrán objetivos específicos en mente, incluso si la comunicación inicial es una solicitud de nuevas fotos. Asegúrese de que el negocio realmente sólo quiere fotos.

He tenido varios trabajos en los que me presenté preparado para hacer fotos sólo para que me pidieran que hiciera fotos de negocios y de espacio de trabajo. Los disparos en la cabeza son una bestia diferente a los otros tipos de fotografía.

Un trabajo reciente en una pequeña empresa debería haber sido una sesión de 30 minutos con un solo disparo en la cabeza. El trabajo se convirtió en una sesión de una hora de duración con múltiples configuraciones, incluyendo la iluminación de una escena a través de paredes de vidrio. Hablando de una posición incómoda para estar en el lugar. Por miedo a ser grosero y no ser complaciente, no podía simplemente decir: "Claro, haré estas otras fotos. Pero serán otros 300 dólares. ¿Está bien eso?" En cambio, completé el trabajo e hice lo que tenía que hacer para mantener a todos contentos e impresionados.

Durante el intercambio inicial con un cliente de una pequeña empresa, asegúrese de que especifique su presupuesto y su lista de tomas. Utilice la frase "lista de tomas" para asegurarse de que tanto usted como el cliente tengan claras sus expectativas. Lo que las pequeñas empresas a menudo no entienden es que las familias pueden reservar un pedazo de tiempo y obtener las fotos que desean, pero las pequeñas empresas no pueden simplemente reservar tiempo. En lugar de eso, debe citarlos para todo el trabajo sin importar el tiempo, sólo asegúrese de que el dinero valga la pena el esfuerzo que usted anticipa. Con las pequeñas empresas, hágase un favor y especifique tanto como sea posible con anticipación. Y no sienta que tiene que decir que sí a todos los trabajos si está empezando! A veces, el trabajo no está bien. Vendrá otro.

8. Vista previa de los correos electrónicos con imágenes

Desde mi primera sesión con mi primer cliente, siempre he dado una vista previa de la foto el mismo día. No menciono el día del preestreno de antemano, así que es una buena sorpresa para ellos cuando rápidamente obtienen fotos para compartir en los medios sociales. Envío imágenes de vista previa el mismo día por dos razones.

Primero, puedo estar tranquilo sabiendo que no arruiné la sesión. Todavía me pongo nerviosa de que acabe volviendo a casa sin nada. Enviar imágenes de vista previa ese día alivia mi nerviosismo.

En segundo lugar, ahora tengo algunas imágenes para publicar inmediatamente en los medios de comunicación social para la publicidad y la emoción de boca en boca. Las familias y las parejas siempre están emocionadas por ver sus fotos. Seguir una sesión alegre con fotos unas horas más tarde sólo aumenta su emoción para compartir y difundir la noticia sobre su fotografía.

¡Ten cuidado, sin embargo! Asegúrate de no compartir fotos que el cliente quiera guardar como secreto o sorpresa. Como escribí arriba en #6, siempre me remito a los medios sociales de mi cliente y a las preferencias de compartir.

También utilizo el correo electrónico de vista previa de fotos para recordar a los clientes cómo etiquetarme en los medios sociales con lo siguiente:

"Cuando compartas en los medios sociales, si no te importa etiquetarme, ¡te lo agradecería mucho! En Facebook, puedes etiquetar mi página personal (@taylorfaaron) o mi página de negocios (@aarontaylorphoto) o ambas! En Instagram, puedes etiquetarme @aaronftaylor."

Notarás que usé la frase "si no te importa etiquetarme". Sé que muchos fotógrafos son estrictos sobre el etiquetado en las redes sociales. Todos hemos leído hilos de fotografía enfadados en Facebook sobre el olvido (o la falta de voluntad) de un cliente para etiquetar. Me imagino que, si ganas algo, pierdes algo. El etiquetado en las redes sociales no es una batalla que me guste pelear. Mi tiempo puede aprovecharse mejor en otra parte.

A medida que tome estos meses de invierno para reagruparse y planear para la próxima temporada de fotografía, encuentre las maneras en que la comunicación con su cliente puede hacer más trabajo para usted. Te lo agradecerás más tarde cuando las entradas del blog prácticamente se escriban solas y cuando no respondas a la misma pregunta para todos los clientes. Tome tanto orgullo en la comunicación como lo hace en sus fotografías.