Cómo administrar su negocio de fotografía: Análisis en profundidad de 17hats

No soy una persona muy organizada. Cualquiera que haya visto mi oficina o vivido conmigo se lo dirá. Mi padre es igual. Su escritorio está repleto de todo tipo de papeles, notas adhesivas y otras cosas al azar. Ahora, yo nunca pierdo cosas, pero a menudo me toma algo de tiempo y esfuerzo encontrar lo que necesito.

También soy un poco despistado. Estaré trabajando en algo y luego me daré cuenta de que acabo de pasar los últimos 20 minutos buscando algo al azar en Google. Si hubiera nacido en los últimos 10 años, no me sorprendería si mis maestros me hubieran diagnosticado con ADD.

Ambos de estos caprichos de la personalidad pueden realmente interferir con el funcionamiento de un negocio de la fotografía. A menudo me olvido de dónde está algo o me olvido de hacer algo porque me distraje. No ha causado ningún problema importante, pero he faltado a algunas reuniones y me he olvidado de responder a toneladas de correos electrónicos. Hace un tiempo escribí un artículo sobre cómo mantener la concentración y hacer las cosas, pero otra estrategia es tener un sistema de gestión de estudio de fotografía.

Cómo administrar su negocio de fotografía: Análisis en profundidad de 17hats

Durante los últimos dos años he estado usando 17hats para mantenerme organizado y dirigir mi negocio de fotografía. Recientemente mi suscripción estaba terminando, así que empecé a buscar otras opciones posibles. No voy a entrar en todos los detalles de las opciones por ahí porque Deb Mitzel ya hizo un gran trabajo en su artículo comparando 5 sistemas diferentes. Terminé quedándome con 17hats, así que pensé en compartir lo que me gusta de él, y las pequeñas molestias en una análisis en profundidad.

Descripción general

Cuando introduzcas 17hats por primera vez, se te llevará a la sección Descripción general, que algunos podrían llamar el panel de control. Este es un gran lugar para obtener un resumen general de todas las cosas que están sucediendo.

Hay varias secciones que describen las diferentes cosas que están sucediendo. Lo primero es un resumen de 3 días con todos los eventos y para hacer los ítems, además de un pronóstico general. Al lado, hay otra sección con el pronóstico diario con más detalles como la temperatura y la hora del atardecer.

Debajo tienes una sección que enumera todas las cosas que necesitan ser atendidas y otra área con toda la actividad reciente de los clientes y los asuntos pendientes.

Contactos

La siguiente sección es la sección Contactos, y es exactamente como suena. Es un lugar donde puedes ver todos los diferentes contactos que tienes. Yo personalmente no uso esta sección tan a menudo, pero hay algunas características agradables.

En la parte superior de la página Contacto, tiene varias opciones diferentes para clasificar. Lo primero es la barra de búsqueda de etiquetas. A medida que los contactos entran, puedes etiquetarlos con ciertas etiquetas como boda, recién nacido, familia u otra cosa. Puedes hacerlo manualmente o configurarlo automáticamente con tu formulario de contacto del que hablaremos más adelante. Simplemente escriba una etiqueta en la barra de búsqueda y podrá encontrar personas conectadas a esa etiqueta. A continuación, tiene varios botones que los ordenarán. Puede ordenar por Cliente, Cliente principal, Otro o Archivado. Una vez más, esta es una buena manera de encontrar a quien estás buscando.

Cuando usted mira a un cliente individual, puede ver toda la información que necesita. Hay toneladas de detalles que puedes rellenar desde lo básico del número de teléfono y correo electrónico hasta su ID de Twitter y quién te los refirió. También puede ver todos los proyectos, flujos de trabajo y documentos asociados con ellos. Es una forma muy agradable de tener toda tu información sobre un cliente en un solo lugar.

Plomos

17hats ha sido muy útil para captar nuevos clientes potenciales, organizarlos y ayudarme a seguir adelante y, con suerte, convertirlos en clientes.

La primera gran cosa es que 17hats le permite crear formas de captura de clientes potenciales. Estos son como los formularios de contacto que los clientes potenciales llenarán cuando quieran más información. Puedes crear estos formularios e insertarlos en tu sitio web, ponerlos en Facebook, convertirlos en una ventana emergente, o simplemente enviarlos como enlace.

Estos formularios de captura de clientes potenciales son editables, por lo que puede cambiarlos para que se ajusten a sus preferencias. Puedes poner tantas áreas de entrada y preguntas como quieras. También puede cambiar los colores de todo para que coincida con su marca. Otra característica realmente genial es que usted controla lo que sucede después de que ellos llenan el formulario. Puedes enviarlos a una página web determinada o simplemente tener una ventana emergente diciéndoles gracias. Además, también puede iniciar automáticamente un nuevo flujo de trabajo de clientes potenciales tan pronto como lo rellenen.  

Mi parte favorita de los formularios de captura de clientes potenciales es que usted puede controlar sus notificaciones. Recibo un correo electrónico y un mensaje de texto cada vez que alguien llena el formulario, por lo que puedo responder muy rápidamente. También puede crear múltiples formularios de captura de clientes potenciales, de modo que pueda utilizarlos para diferentes situaciones y lugares. Tengo uno diferente para cada uno de mis sitios web.

Una vez que se llena el formulario de plomo, la persona se convierte en un plomo y se puede encontrar en la sección de plomo. Una característica realmente agradable es que toda la información que rellenaron va a su perfil de contacto en los lugares apropiados (nombre, correo electrónico, número de teléfono) y todo el formulario de contacto se adjunta también. Consigo una cantidad decente de pistas, y a veces las confundo. Tener toda esta información junta en un solo lugar hace las cosas mucho más fáciles.

Proyectos

Los proyectos son básicamente un trabajo que usted está haciendo, por lo que puede tener tres proyectos diferentes a la vez para un mismo cliente. La sección de Proyectos es donde puedes encontrar todas las cosas en las que estás trabajando actualmente.

En la sección Proyecto, verá el nombre del contacto y el nombre del proyecto en un cuadrado. Desde allí, puede ordenar y buscar de forma similar a la sección Contactos. La información real viene cuando se hace clic en un proyecto. Una vez que haga clic, volverá a la página de resumen de contactos de la que ya hablamos.

La sección de Proyectos puede ser una buena manera de ver visualmente todas las cosas que tienes a la vez, pero realmente no lo uso mucho. En realidad, sólo utilizo la sección Descripción general y flujo de trabajo.

Calendario

Mi calendario es la forma en que llevo un registro de las cosas que se supone que estoy haciendo hora tras hora, día tras día y mes tras mes. Para mí, es más fácil mirar el calendario y ver todas las cosas que tengo que hacer que una lista en otro lugar. Con una mirada rápida, sé lo que está pasando y puedo hacer un seguimiento de las cosas.

17hats tiene una función de calendario, pero puede ser un poco molesto empezar a trabajar perfectamente. Si eres una persona que usa el calendario de Google, entonces deberías estar listo para irte. Se conecta fácilmente y funciona con el calendario de Google. El problema viene con iCal, que es lo que uso.

El calendario de 17hats no puede conectarse directamente con iCal. Esto significa que si intentas añadir algo en tu iCal, no aparecerá en tu calendario de 17hats. Podría arreglármelas con los calendarios de Google, pero mi mujer también tiene un iPhone, así que iCal es la forma más fácil de sincronizar calendarios. Es un poco molesto que no funcione fácilmente, pero hay una manera de evitarlo. Ya lo tengo configurado donde todo se conecta, pero todavía no puedo añadir cosas directamente a través de iCal. Tengo que ir a 17hats o usar la aplicación 17hats. Molesto, pero funciona.

Listas de tareas

Siempre he trabajado mejor cuando tengo una lista de cosas que hacer. Durante mucho tiempo usaba un montón de notas adhesivas, y simplemente marcaba cada cosa a medida que la terminaba. Todavía me gusta tener una lista de cosas que hacer, pero ahora es más fácil.

La sección de Listas de tareas está llena con una lista de todas las cosas que necesita hacer. Cada elemento tiene una casilla de verificación, así como una descripción con el Contacto asociado a la tarea, cuándo vence el elemento y quién es el encargado de completarlo.

Hay diferentes listas de cosas que hacer. El primero es el Due and Upcoming, y éste es el conjunto de tareas asociadas a los Workflows, a las que nos referiremos en breve. A partir de ahí, puede crear otras listas, pero tiene que añadir manualmente posiciones.

Si usted es una persona de la lista de cosas por hacer como yo, se encontrará trabajando en esta sección a menudo porque hace que sea fácil ver lo que necesita hacer y cuándo lo necesita hacer.

Documentos

La sección Documento es donde puede encontrar fácilmente información como cuestionarios, presupuestos, facturas y contratos. Cada uno de estos elementos tiene una pestaña y te da una buena visión general de lo que está pasando con cada uno de ellos, tanto si se ha completado como si no.

 

Cotizaciones, facturas y contratos

Cuando usted obtiene una nueva pista, a menudo se le pedirá una lista de precios. Ahora, yo no sugeriría que empieces por enviarles todos tus datos o simplemente se convierte en una comparación de precios. Conózcalos y demuestre primero su valor, pero cuando esté listo, puede enviarles un presupuesto a través de 17hats.

El presupuesto le permite enviar una propuesta de coste al cliente. Usted puede armar un paquete o dejar que escojan entre varias opciones. Usted puede poner un descuento en él, y también decidió cuando la cotización expira.

Una vez que el cliente acepte el presupuesto, podrá enviarle automáticamente un contrato y una factura. La factura puede ser una cosa de una sola vez o puede repetirse varias veces durante un proyecto.

17hats lo ha hecho muy fácil. En primer lugar, puede crear varias plantillas para estas facturas. Esto significa que no tiene que crear uno nuevo para cada cliente. Es bastante fácil de hacer. Escribes una descripción, pones un precio y luego la tasa de impuestos. Mientras lo hace, puede categorizar cada elemento para que se actualice en Contabilidad. De esta manera usted puede rastrear todos sus diferentes tipos de ventas. En segundo lugar, usted puede tener esto incorporado en su flujo de trabajo. De esta manera, las facturas se enviarán automáticamente en el momento oportuno.

El último paso en este proceso es la firma del contrato. Un contrato es un documento legal, así que le sugiero que obtenga uno de una fuente confiable o deje que su abogado lo revise. Una vez hecho esto, puede enviar el contrato virtualmente. Todavía tendrá todos los detalles y palabras de un contrato escrito, pero es mucho más fácil de acceder y se puede completar más rápido.

Cuestionarios

Una parte importante de la gestión de un negocio de fotografía es obtener información. Necesitas saber cosas antes y después del rodaje. Antes, es posible que tenga que averiguar las preferencias sobre los lugares, las poses o la ropa. Después, es posible que desee saber cómo le fue y cómo puede mejorar. 17hats lo hace realmente fácil con los cuestionarios.

La construcción de los cuestionarios es muy sencilla. Usted elige diferentes tipos de cuadros de entrada dependiendo de la pregunta y luego escribe su pregunta. Tienen cuadros de entrada más cortos, cuadros de párrafo e incluso fechas en las que se puede hacer clic.

Desde allí, puede agregarlos a parte de su flujo de trabajo o simplemente enviarlos desde el panel de proyectos. Aparecerá en su correo electrónico, y se le notificará cuando lo terminen. Entonces usted tiene todas sus respuestas conectadas a ese proyecto para un acceso posterior.

Flujos de trabajo

Principalmente fotografío bodas, por lo que el tiempo que trabajo con mi pareja está muy repartido. Podría estar interactuando con ellos durante más de un año. El problema con eso es que hay muchos pasos que hay que hacer desde el principio hasta el final. Para hacer las cosas aún más difíciles, el tiempo de todo cambia dependiendo de la duración del compromiso. Tengo mucho más tiempo para hacer las cosas con un compromiso de un año en lugar de uno de seis meses. El Workflows en 17hats me ha ayudado a mantenerme en la tarea con todas las cosas que necesito hacer para cada cliente, y me ayuda a saber cuándo hacer cada cosa.

Con los workflows, se crea una lista de acciones que se deben realizar desde el principio hasta el final de cada sesión. Puede comenzar con el envío de una propuesta y terminar con la entrega de los bienes.

Lo mejor es que puedes poner lo que quieras ahí, y también controlar el tiempo. Con cada acción, usted decide el detonante. ¿Desea que se active una cierta cantidad de días antes de la sesión o desea que se active tan pronto como termine la tarea anterior?

Otra gran característica es que puede crear múltiples flujos de trabajo. Lo que usted hace para una sesión de recién nacido será muy diferente de una boda o de una sesión del último año, así que usted necesita un conjunto diferente de instrucciones. Usted simplemente hace un nuevo flujo de trabajo, y para hacer las cosas más fáciles, puede duplicar un flujo de trabajo anterior y luego ajustarlo para el tipo de sesión diferente.

Para activar un flujo de trabajo, simplemente vaya a un proyecto y haga clic en el botón "+" al lado de flujos de trabajo. Ahora todas las tareas estarán conectadas a ese proyecto y comenzarán a aparecer en su lista de tareas.

El único problema que he tenido con los flujos de trabajo es cuando se crean las fases. Las fases son las diferentes secciones de un flujo de trabajo. Puede crear una fase previa a la toma y una fase posterior a la toma. Hice esto, pero agregué el preshoot más tarde, así que están visualmente fuera de orden y no puedo reorganizar las Fases. No es gran cosa porque todo sigue fluyendo de la manera correcta, pero es raro que no se puedan mover.

Contabilidad

No me gustan los números, y creo que la mayoría de los fotógrafos tienden a ser más artísticos, por lo que mantenerse al día con la contabilidad puede ser difícil. 17hats tiene un sistema de contabilidad integrado que hace las cosas fáciles, incluso para un tipo que odia los números.

El primer paso es añadir cualquier cuenta bancaria asociada con su negocio de fotografía. Conecté una cuenta bancaria y una tarjeta Paypal Mastercard que utilizo para la mayoría de mis compras comerciales. Conectarlos es relativamente fácil, pero he tenido algunos problemas para que el banco se mantenga conectado. Creo que tiene que ver con la autorización de varios pasos que utiliza el banco.

Una vez conectado, 17hats se descarga automáticamente en todas sus transacciones. A partir de ahí, sólo tiene que categorizar cada elemento. Intentará adivinar la categoría para usted, pero la mayoría de las veces está mal.

Hay muchas maneras de filtrar y ver los datos. Puede buscar por mes, cuenta bancaria, categorías o palabras clave. Esto hace que sea fácil encontrar diferentes tipos de transacciones o comparar una compra con la siguiente.

Además de eso, hay algunos otros trucos. Una, puede tratar cada operación. A menudo las transacciones llegan con nombres vagos. Me gusta editarlos y decir exactamente qué es y dónde lo compré. Esto hace que sea más fácil cuando lo miro cinco meses después. También hay informes, por lo que puede ver información importante como cuánto está gastando en ciertas áreas o si está siendo rentable.

Otras cosas a considerar

Coste

Cuando estaba investigando sobre nuevas opciones, lo primero que me llamó la atención fueron los costos. 17hats cuesta alrededor de $150 al año, mientras que las otras compañías ofrecían entre $200 y $300. La verdadera pregunta se convirtió en si estas otras compañías valen la pena el dinero extra? ¿Ofrecen algo mucho mejor? Como has visto en todas las características, 17hats tiene mucho que ofrecer. Después de ver a la competencia, realmente no vi nada que justificara el costo extra.

Al final, 17hats estaba haciendo una promoción de WPPI y terminé recibiendo 2 años por $250! Fue un trato tan grande que tuve que saltar sobre él. Casi me daban dos años por el precio de un año con la competencia. Aún así, 2 años por $300 es mucho, así que creo que 17hats realmente lo mata con su costo.

Portal de clientes

Tal vez hace 6 meses, 17hats agregó Portales de Cliente. Estas son formas para que los clientes accedan a la información sobre los proyectos. Ellos pueden ver todos los documentos asociados con su perfil y pueden completar algunas partes si usted lo desea.

Creo que todo el propósito es hacer que el cliente se involucre más, pero no me veo usando esta función. La mayoría de mis novias no lo usarían, así que sería una pérdida de tiempo. Para otros fotógrafos, sin embargo, esto podría ser una característica muy importante.

Plantillas

Hay plantillas para muchas cosas diferentes en 17hats. Puede crear Plantillas para correos electrónicos, flujos de trabajo, cuestionarios y muchas otras cosas. Esto hace que las cosas sean más fáciles y rápidas.

17hats viene con algunas plantillas ya disponibles, pero en su mayor parte, necesitarás algo más. Terminé creando el mío propio, pero existe la opción de comprar Plantillas en el mercado. No hay muchos disponibles, y para mí, parecen estar sobrevaluados.

Recientemente, vi que ahora tienen la opción de compartir sus Plantillas con otras personas. Me encanta esta idea, pero el único problema es que tienes que enviar a la gente un código o un correo electrónico para hacérselo llegar. Ojalá fuera más bien un espacio público donde la gente pudiera publicarlas y todo el mundo pudiera acceder a ellas. Creo que eso sería más útil que yo tratando de encontrar personas por mi cuenta que usan 17hats y están dispuestas a compartir.

Temporizador

Algunos trabajos se facturan por hora, por lo que el temporizador integrado puede ayudarle a realizar un seguimiento de los mismos. Simplemente haga clic en el icono del reloj en la parte superior de la página. A continuación, elija el proyecto al que desea conectarse, la tarifa por hora y la tarea. Después de eso, realiza un seguimiento y agrega el proyecto donde usted puede rápidamente hacer una factura.

El temporizador también puede ser útil para ver cuánto tiempo se tarda en hacer ciertas cosas, como ordenar o editar una toma. A menudo subestimamos el tiempo que se tarda en hacer las cosas, por lo que el tiempo le permitirá saber cuánto tiempo está tardando realmente y posiblemente ajustar sus precios para que coincidan. De cualquier manera, el temporizador es útil.

17hats App

No siempre tenemos una computadora con nosotros, así que sería bueno tener una manera de acceder a nuestras cuentas rápida y fácilmente. Ahora podemos con la aplicación 17hats!

La aplicación no es tan fácil como el sitio web, pero te permite acceder a información importante y realizar pequeñas tareas. En la primera página puede ver un resumen de los nuevos clientes potenciales, las tareas y los diferentes documentos. También tiene acceso a su calendario y puede crear nuevos eventos y ver todos sus contactos y proyectos. Lo único que realmente falta es la contabilidad, pero supongo que no quieren que esa información esté disponible en un teléfono porque podría ser pirateada.

Me gusta la aplicación y pienso usarla más en el futuro. Han hecho grandes mejoras en los últimos dos años. Es una buena manera de tener acceso rápido a toda su información y de realizar algunas tareas básicas cuando está lejos de su computadora.

Conclusión

Después de leer y escribir este artículo, me di cuenta de algo: ¡no he estado usando 17hats en todo su potencial! 17hats es realmente el sistema completo de gestión fotográfica! En realidad, sólo lo he estado utilizando para la gestión de los flujos de trabajo y de liderazgo, y luego para hacer mi trabajo de contabilidad y otros trabajos en otros lugares. Ahora, planeo cambiar las cosas, usando 17hats de tantas maneras como sea posible, y apuesto a que veré una mejora en mi negocio.