Comparación de 5 soluciones de gestión de clientes de fotografía

Estás dirigiendo tu propio negocio de fotografía y eres el "jack of all trades"... ¿hay alguna posibilidad de que necesites un poco de ayuda? ¿Siente que necesita organizarse para tener más tiempo para la familia, los clientes o para trabajar en otros aspectos de su negocio? Creo que la mayoría de nosotros que somos solopreneurs podemos sentir tu dolor. La base de todo buen negocio es la estructura y la consistencia. Cuando se añade una gran experiencia y un servicio excepcional a una base ya de por sí sólida, no cabe duda de que el éxito será mayor. Usar una Solución de Gestión de Clientes (CMS) para construir una base sólida para su negocio, o para agilizar y automatizar la que ya tiene, puede ser un salvavidas para usted y su negocio. En este artículo, Compararé las características de cinco populares soluciones de gestión de clientes de fotografía que pueden ayudarle a construir una base sólida para su negocio - 17hats, Dubsado, Honeybook, Sprout Studio y Tave .

Dirijo mi negocio de fotografía además de una carrera a tiempo completo. Desde el principio me di cuenta de que necesitaba una herramienta que me ayudara a gestionar las actividades de mis clientes y a mantenerme organizada. Sin tal herramienta, perdería el hilo de las cosas, y terminaría prometiendo demasiado y entregando poco a mis clientes, lo cual no era una opción si quería construir un negocio y mantener a los clientes contentos. En ese momento, sólo quería una herramienta que me permitiera hacer un seguimiento de toda la información de mis clientes en un solo lugar - información de contacto, información de sesión, contratos, cotizaciones, facturas, a dos. Quería que me recordara cuándo había que hacer algo y, cuando fuera posible, que lo hiciera por mí, sin ninguna o mínima interacción por mi parte. Ahora, un par de años después, tengo algunas cosas más que me gustaría lograr con mi software de gestión fotográfica, así que la lista es un poco más específica:

1. Una forma de llevar un registro de toda la información de mis clientes en un solo lugar: correos electrónicos, información de la sesión, facturas, contratos, calendario y pagos.
2. Una forma de hacer un seguimiento de todas las tareas y procesos asociados con la sesión de cada cliente, desde el inicio hasta la finalización del pedido.
3. La capacidad de enviar automáticamente recordatorios de tareas, reuniones y sesiones.
4. La posibilidad de enviar correos electrónicos recurrentes para cumpleaños, aniversarios, etc. de los clientes.
5. Una forma de enviar información a todo mi equipo de modelos, sin enviarla individualmente a cada uno de ellos.
6. La capacidad de rellenar las respuestas del cuestionario en el registro de información del cliente.

Tanto si acaba de empezar en el negocio como si lleva años haciéndolo, ya ha desarrollado algunos flujos de trabajo y procesos que le ayudarán a mantenerse organizado y a ofrecer a sus clientes una buena experiencia. Pueden ser los pasos que sigue para reservar un cliente, grabar una sesión, hacer pedidos o hacer un seguimiento después de terminar el trabajo. El uso de un Sistema de Gestión de Clientes (CMS) le ayudará a automatizar sus procesos existentes, mantenerlo al día y asegurar que los clientes obtengan una experiencia consistente con su negocio cada vez.

La consulta de la sesión de retrato y el flujo de trabajo de reservaciones puede parecerse a esto:

• Usted recibe un correo electrónico de un cliente potencial que está interesado en reservar una sesión de retrato.
• Usted responde por correo electrónico con información sobre los diferentes tipos de sesiones e incluye un archivo adjunto con su precio o un enlace a su sitio web.
• El cliente potencial indica que está interesado en reservar una fecha, y usted le envía un correo electrónico o una llamada con las opciones de fecha y hora.
• El cliente elige una fecha y hora, y usted envía un correo electrónico para confirmar la fecha y hora, así como un contrato y una factura por los gastos de reserva.
• El cliente devuelve el contrato por correo electrónico o por correo postal y paga la factura mediante cheque o pago en línea a través de su programa de contabilidad.
• Los recordatorios en el calendario se ajustan a:
  • Envíe un correo electrónico a sus clientes una semana y el día anterior a su sesión programada.
  • información por correo electrónico al cliente sobre qué esperar de su sesión, qué ponerse, etc.

¿CÓMO PUEDE AYUDAR UNA SOLUCIÓN DE GESTIÓN DE CLIENTES?

La lista de arriba es sólo una pequeña muestra de los pasos involucrados en el flujo de trabajo de una sesión de retrato. ¿Cuánto más eficiente podría ser si pudiera automatizar algunos de esos pasos? Y si...

• ¿podría enviar automáticamente el correo electrónico sobre los diferentes tipos de sesiones y precios tan pronto como el cliente potencial envíe la consulta?
• usted podría enviar un correo electrónico que incluyera un enlace a sus opciones de fecha para su sesión, y el cliente podría elegir la fecha que mejor se adapte a sus necesidades?
• ¿podría enviar electrónicamente la confirmación por correo electrónico, el contrato y la factura?
• el cliente podría firmar el contrato electrónicamente y pagar su factura en línea?
• ¿podría enviarles el correo electrónico de "qué esperar" y los recordatorios de sesión automáticamente?

¿Haría tu vida un poco más fácil, te ayudaría a organizarte, daría a tus clientes una experiencia mejor y más consistente, y liberaría algo de tu tiempo? La respuesta es un SÍ rotundo!

He encontrado muchos beneficios al tener un sistema de gestión de clientes, pero uno de los más grandes, además de la automatización, es tener toda la información en un solo lugar, accesible cuando la necesito. Soy una persona bastante organizada por naturaleza, pero incluso con un proceso manual, no tenía toda mi información en un solo lugar, así que si quería encontrar algo para un cliente, tenía múltiples lugares para buscar. Con mi CMS, sólo tengo un lugar a donde ir, y está todo ahí.

El objetivo principal de la mayoría de los sistemas es gestionar las actividades de los clientes de su empresa a través del flujo de trabajo y la automatización: contactos, correos electrónicos, proyectos, calendarios, contratos y facturas. Los cinco programas que compararé cubren todas estas bases, pero como es de esperar, las diferencias están en los detalles . Si está pensando en obtener un CMS o cambiar del que tiene, le recomiendo encarecidamente que haga una prueba antes de comprometerse a asegurarse de que el programa satisface las necesidades específicas de su empresa. Todas estas soluciones tienen pruebas gratuitas que no requieren tarjeta de crédito, para que pueda ver cómo se ve, se siente y funciona el programa antes de inscribirse oficialmente. Si usted tiene necesidades específicas que está tratando de satisfacer, inscribirse en una prueba es invaluable.

COMPARACIÓN DE LA SOLUCIÓN DE GESTIÓN DE CLIENTES

He preparado una comparación de características de cada programa para ayudarle a decidir por dónde empezar, basado en sus necesidades específicas de negocio.

Feature17hatsDubsadoTaveHoneybookSprout Studio

Versión ProSistema de programación en líneaNoNoNoNoNoNoNoNoIntegre calendarios de otros programas, Google, iCal, etc. SíSíSíSíSíCrear y enviar cuestionariosSíSíSíSíSíSíSíSíQuiestionarios - rellene datos personalizados en CMSNoNoNoNoSíNoNoCrear formularios de clientes potenciales para insertarlos en el sitio web, medios sociales, etc.SíSíSíSíSíSíSíPortal del cliente para ver contratos, facturas, cuestionariosSíSíSíSíSíSíTodos los correos electrónicos entrantes de clientes enrutados a sus proyectosSíSí,

con GoogleYes,

con GoogleNoNoSchedule y Enviar correos electrónicos fuera de AutomationSíSíSíSíNoSíSíCrear campos y tokens personalizadosNoNoSíNoSíSíResponder correos electrónicos desde dentro del softwareNoNoNoSíSíSíSíAplicación móvilNoNoNoNoNoSíSíSíSíSíSíClientes múltiples incluidos en los contratos (p.e. novia y novio)SíSíSíSíSíSíSíEnviar contratos para firma electrónicaSíSíSíSíSíSíSíEnviar presupuestos a clientesSíSíSíSíSíCrear y enviar facturasSíSíSíSíSíSíCrear pagos personalizados HorariosSíSíSíSíSíSíSíGalerías en líneaNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoSíGalerías de ventaNoNoNoNoNoNoNoNoNoSíEnviar correos electrónicos como parte del flujo de trabajoSíSíSíSíSíSíSíSiga la pista de múltiples eventos en un proyecto, incluyendo el tiempo....no sólo la fecha real del proyecto.NoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoNoaaNoNoNoNoNoNoNointegración netaSíNoSíSíSíSíSíSíSíSíBraintree, RedCart, PayJunction, y más integracionesN/AN/AYesN/AN/APricing - mensual con un año de prepago$17$25$22$22$34$49 Paquete de preciosN/AN/ASOLO,

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IMPRESIONES INICIALES

Recientemente pasé tiempo usando cada una de las pruebas de software, ya que estoy considerando una mudanza basada en las necesidades específicas de mi negocio. Aquí están mis impresiones iniciales de cada uno:

17hats

• Interfaz de usuario más intuitiva y sencilla.
• Fácil de usar para varios tipos de negocios porque no es un software específico para fotógrafos.
• El precio es muy asequible a $17/mes.

Dubsado

• La interfaz de usuario no es intuitiva, tiene un aspecto muy básico.
• Diseñado para creativos, por lo que puede ser utilizado para algo más que la fotografía.
• Precio relativamente asequible a $25/mes

Libro de miel

• Interfaz de usuario muy confusa.
• Es difícil encontrar la información básica que buscas y quieres configurar.
• Caro a $34/mes

Sprout Studio

• La interfaz es bastante intuitiva y fácil de usar.
• Diseñado específicamente para los fotógrafos.
• Incluye opciones específicas para fotógrafos que otros no tienen - Pruebas de diseño y galerías de ventas.
• La opción más costosa a $49/mes, pero podría ahorrar dinero eliminando los servicios de pruebas de terceros y los servicios de galería de ventas.

Tave

• Interfaz básica bastante intuitiva.
• La configuración es bastante difícil, debido a las opciones de personalización.
• Diseñado para profesionales creativos, puede ser utilizado para una variedad de tipos de negocios.
• La mayoría de las opciones personalizadas de los sistemas revisados.
• Buen valor para las características a $22/mes

RESUMEN

Como fotógrafos contamos con una serie de herramientas que nos ayudan en nuestros negocios: trípodes, iluminación, modificadores de luz, Lightroom y Photoshop, por nombrar algunos. Justificamos fácilmente estas compras porque nos ayudan a ganar dinero y las necesitamos para hacer nuestro trabajo, ¿verdad? Si bien eso es cierto, si usted está dirigiendo un negocio de fotografía, yo diría que tener una Solución de Gestión de Clientes es aún más importante que un equipo nuevo. Usted necesita que los clientes tengan el dinero para pagar el equipo, y la mejor manera de hacer que sus clientes regresen es proporcionarles una gran experiencia construida sobre una base sólida de estructura y consistencia. Tener una solución de gestión de clientes bien diseñada le ayudará a hacerlo.

Espero que esta información le ayude a encontrar la solución que mejor se adapte a su negocio de fotografía. Las cinco soluciones que he comparado aquí son las que escucho más a menudo, pero hay un número de otras opciones disponibles, así que haga su investigación, inscríbase en un ensayo, y encuentre la que mejor se adapte a sus necesidades. Habrá una curva de aprendizaje y una buena cantidad de configuración, pero una vez que experimente la libertad de automatización y gestión del flujo de trabajo, nunca volverá a hacerlo manualmente. ¿Qué está usando para administrar su negocio hoy en día, y qué necesidades tiene que su sistema actual o uno nuevo podría ayudar?  Me encantaría saber de ti.